新年会＆新歓準備オリエンin千里高校レポート

1月12日(Mon) 00時54分00秒

by overlord

そんなわけで先日、1月10日(土)午前9時から12時まで千里高校のプレゼンテーションルームにて、ついに「新年会＆新歓準備オリエンin千里高校」が開催されることに。これで同窓会主催のプレゼンを千里高校の設備を使って行うという選択肢が増えたことになったわけですな。今後はもっといろいろな活動ができるようになるわけで。

これがプレゼンルーム。プロジェクターは解像度の問題から持ち込んで設置、HD画質。今後はもっと焦点距離が短く、コントラスト比も高く、なおかつフルHDレベルのものを準備予定。

出力元ソースはノートPCから以外に、今回はiPadも利用。これについても今後はもっと設営時間を短くするため、ワイヤレスでプレゼンソースを送受信できるようにしていきたい感じ。

大体設置し終わったのがコレ。あとは手前に現役報道部員が並び、新歓に向けてのいろいろもろもろなことをしたわけですな。

今までのオリエンの経験から、大体以下のような感じで設営は進む感じ。

～オリエンの準備から撤収までの流れのまとめ～

◆0：前日準備
・誰が来る予定で、誰が来ないのかを確定させる
・誰がどこに座るのかを確定させておく。前列中央に寄せる。誰がどこに座るかでもめるのはアウト。
・何時開始でどこに集合するのかをMLに流す
・作業的にノートPCやモバイルルーターなどが必要かどうかを確認し、必要なら当日必ず持参できるように、ということをMLに流す
・乗換案内で各自に自宅最寄り駅からのデッドライン時刻を確認させ、各自にMLに流すように促す（これで事前に誰が何時までに駅にいなければもう間に合わないということがこちらで把握できる）
・遅刻や欠席の場合に備え、「間に合わないとわかった時点ですぐにMLに連絡すること」というのを事前に徹底する
・当日の作業で必要な資料や目を通しておくべき資料をMLに流して共有しておく
・翌日の準備を終えたら必ず起きる。何時に寝たかは重要ではない、間に合う時刻に起きればそれで良い。
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◆1：社用車から以下の物品をおろして会場まで持って行く
・プロジェクター（電源ケーブル・HDMIケーブルなどがセットで1つのバッグに入ってる）
・スピーカー（電源・電源ケーブル・ステレオケーブルがセット）
・電源コード（タップ・延長ケーブル）
・ポインター（予備の単4電池2本が必要）
・プロジェクター台
・ノートPC用のAC電源（プロジェクターをつなげるノートPC用）
・記録用のGoPro（バッテリーとmicroSD付き）
・GoPro用の三脚ユニット一式
・GoProへの電源供給用のMini USBケーブル
・その他のオリエンで使うもの（HDMI切替機・iPad・スクリーンなど。特殊ケースとして暗幕のない部屋の場合はプロジェクターではなくてモニターを持って行くことになる）
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◆2：会場でプロジェクターの設置を行う
・あとで撤収するときに「元の状態」に戻せるようにするため、最初の状態を写真撮影しておく
・プロジェクターをプロジェクター台にのせて電源を入れ、ノートPCとHDMI接続し、スピーカーとステレオケーブルで接続する
・四隅がどこにあるかわかるデスクトップか画像をノートPCで表示後、台形補正をゼロにしてからまずはスクリーンの幅に合わせる。次に台形補正で真四角になるように調整する。
・スピーカーの電源をオンにしてからノートPCで音声の流れるムービーを再生し、音のボリュームを確認する。部屋の四隅までまんべんなく聞こえればOK。音は大きめにする。大きすぎた場合は再生時にプレーヤーの方で下げるため。
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◆3：会場の記録
・GoProを三脚にくっつけ、Mini USBケーブルをつないで電源をオンにし、GoProアプリで撮影角度を確認し、さらにテスト撮影してきちんと映像と音声が記録できるかどうかを確認する
・設営の様子をデジカメやスマホで随時撮影し、あとでレポート記事としてアップロードできるようにしておく。これは欠席者と将来の新入部員とのための記録になる。
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◆4：ポインターの動作確認
・ノートPCにポインターを接続して、プレゼンファイルを全画面表示し、ちゃんとボタンが作動して前後に移動するかを確認
・ノートPCの無線LAN機能はオフにする（プレゼン中に通知が出るのを防ぐため）
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◆5：座席の配置とその他の準備
・誰がどこに座るのかを確定させておく。前列中央に寄せる。誰がどこに座るかでもめるのはアウト。
・会場の温度調節をする
・仮入部員や新入部員、ゲストや初めて来るOB・OGなどがいる場合は誰が何という名前なのかを知らせる必要があるので「名札」の準備が必要
・登壇者や講演者の演台としてイス、机、飲み物、時計など必要なモノを設置していく。ケーブル配線は足を引っかけないようにするか、引っかけても動かないように床にテープでとめて固定する。
・参加者である現役部員の視界に時計が入らないようにする。時計があると残り時間をみんなが気にするようになるため、講演者の気が散る。
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◆5：出欠確認
・誰が来る予定で、ちゃんと来ることができるのは何人かを確認し、予定時刻を過ぎても待つべきなのか待たずに見切り発車すべきなのかを決める
・スマホの電源を切る。基本的に映画館と同じで、講演中にスマホを確認したり、ノートPCを開いたりするのはアウト。場合によっては回収してロッカーに入れるなどの措置も行う
・ただし司会であるとか、まだ来ていない人へのメール連絡であるとかを行う部長・副部長クラスはOK。ただしその場合でもほかの部員の視界に入らないところで行う。集中を乱さないようにする。
・途中退場しなくてもいいように、トイレは事前に済ませておく
・各自の荷物や衣服の管理。会場の後方にまとめる。足下にはできるだけ置かない。
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◆6：開始
・プレゼンに慣れていない人が前に立つ場合は必ずタイムキーパーを置いて、残り時間を講演者に伝えるようにする（テレビのディレクターみたいなもの）
・あとから入ってくる途中入場者がいる場合は静かに入ってくるように誘導する。講演者と部員の集中の邪魔をしないようにする。
・記録係はデジカメで撮影、ICレコーダーで録音、ノートPCでリアルタイム文字おこしなどを行う。この場合もカメラはサイレントモード、ノートPCの打鍵音も響かないように会場後方など、集中を乱さないようにする。
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◆7：休憩
・ポインターの電池交換
・講演者の飲料補給
・まだ来ていない人への連絡
・この時点での記録のまとめや整理
・トイレに行ったり水分補給したりする
・休憩時刻終了までに必ず席に戻る
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◆8：終了
・最初の状態に会場を戻す。写真があるとそれを見ながら戻せるので非常にラクチン。
・持ってきた備品をすべて最初の状態に戻してから、社用車に運ぶ
・各自の手荷物確認。
・「もともとあった場所に戻す」というのが撤収の基本

次回のオリエンの日程は2月のどこかを予定。

なお、以前に立てていた予定表だと以下のようになっており、「これぐらいやっておけば崩壊せず、危機も迎えず、次にすべきことをはっきりさせながら前に進んでいけるよね」という感じ。

▼2014年
・1月13日(月・成人の日)：忘年会の続きの新年会
・2月11日(火・建国記念の日)：新歓準備会
・3月21日(金・春分の日)：新歓準備会ファイナル
・4月20日(日)：新歓オリエン
・4月29日(火・昭和の日)：新歓オリエン第2弾
・5月5日(月・こどもの日)：GW合宿1日目
・5月6日(火・振替休日)：GW合宿2日目
・7月21日(月・海の日)：文化祭準備会in夏休み
・8月16日(土・C86の2日目)：夏合宿1日目
・8月17日(日・C86の3日目)：夏合宿2日目
・9月15日(月・敬老の日)：文化祭後始末大反省会
・9月23日(火・秋分の日)：新歓準備会 1st
・10月13日(月・体育の日)：新歓準備会 2nd
・11月3日(月・文化の日)：新歓準備会 3rd
・11月24日(月・振替休日)：新歓準備会 4th
・12月23日(火・天皇誕生日)：忘年会
▼2015年
・1月12日(月・成人の日)：忘年会の続きの新年会
・2月11日(水・建国記念の日)：新歓準備会
・3月22日(日)：新歓準備会ファイナル（春分の日が土曜日なのでずらした）
・4月19日(日)：新歓オリエン
・4月29日(水・昭和の日)：新歓オリエン第2弾
・5月5日(火・こどもの日)：GW合宿1日目
・5月6日(水・振替休日)：GW合宿2日目

回数が多すぎのように見えるが、今回のオリエンでも触れたように、定期的にしておかないと崩壊してしまう訳なので、まず押さえるべきところは押さえ、それから徐々に自立してやっていけるようにしていくという流れ。